Zapisz PDF i wyślij Standard · Excel

Gotową ofertę wysyłasz klientowi jako PDF. Przed zapisem arkusz sam ją przegląda i mówi, czy czegoś nie brakuje.

Krok po kroku

1. Sprawdź, czy oferta ma numer — jeśli nie, kliknij Nadaj numer (Nadaj numer oferty).
2. Kliknij Zapisz PDF — na Kalkulatorze albo obok dokumentu na zakładce Oferta (oba przyciski robią to samo).
3. Jeśli arkusz ma ostrzeżenia, pokaże je w jednym okienku (patrz niżej).
4. W oknie „Zapisz ofertę jako PDF” wybierz folder. Nazwa pliku jest podpowiedziana — możesz ją zmienić. Gdy brakuje numeru albo daty, arkusz powie o tym i po komunikacie przeniesie Cię na zakładkę Oferta (przy braku pozycji zostajesz na Kalkulatorze). Tak samo działa Zapisz ofertę.
5. Kliknij Zapisz. Po zapisie arkusz nie wyświetla komunikatu — plik jest w wybranym folderze. Dołącz go do maila do klienta.

Do PDF trafia wyłącznie oferta — zawsze w formacie A4, pionowo, z marginesami, niezależnie od drukarki. Kalkulator nie trafia nigdy.

Przy dłuższej ofercie ostatnia strona zawsze zaczyna się co najmniej jedną pozycją tabeli, a blok „OFERTĘ SPORZĄDZIŁ” (nazwisko, telefon, e-mail) nie dzieli się między strony — program sam przenosi ostatnią pozycję na następną stronę, gdy trzeba.

Co arkusz sprawdza

Zatrzyma zapis (okno „Oferta niekompletna”), gdy dokument byłby błędny:

• oferta nie ma żadnej pozycji,
• brak numeru oferty,
• brak albo błędna data wystawienia,
• sumy się nie zgadzają (arkusz liczy je dwoma sposobami i porównuje).

Tylko ostrzeże — w jednym okienku z pytaniem „Zapisać PDF mimo to?”:

• puste dane nabywcy,
• niekompletne dane firmy (wyciszysz: „Przypominaj o brakujących danych” = nie, B76),
• pusty albo przykładowy numer konta, choć ma się drukować,
• NIP sprzedawcy z inną liczbą cyfr niż 10 (puste pole nie ostrzega — NIP po prostu nie idzie na ofertę),
• numer konta z literówką (zła liczba cyfr albo suma kontrolna),
• telefon sprzedawcy albo autora o nietypowej liczbie cyfr (typowy ma 9, albo 11 z 48 na początku; formatu nie narzucamy),
• pozycje z ceną 0.

Nazwa pliku

Ustawiasz w Ustawieniach: „Nazwa pliku oferty” (B21). Gotowe warianty: „numer oferty”, „nazwa klienta”, „numer + nazwa klienta”, „nazwa klienta + numer”, „data + numer + klient”.

Możesz też wpisać własny schemat ze znacznikami:

Przykład: Oferta {numer} - {klient} „Oferta 2026-10-031435 – Kowalski Instalacje”. Znaki niedozwolone w nazwach plików zamieniają się na myślnik. Bez nabywcy nazwa składa się z samego numeru.

Drukowanie na papierze

Możesz też drukować zwykłym poleceniem Drukuj (Ctrl+P) na zakładce Oferta — arkusz zastosuje te same kontrole.

Coś nie tak z wydrukiem? Czegoś brakuje na wydruku.