Plik to szablon — jak zapisać swoje ustawienia Standard · Excel

Plik, który kupiłeś, to szablon — jak bloczek z czystymi formularzami. Każde zwykłe otwarcie (podwójne kliknięcie) daje nowy dokument zbudowany na podstawie szablonu, a sam szablon zostaje nietknięty. Każda oferta zaczyna się więc od czystej kartki, a Twoich ustawień nie nadpiszesz przypadkiem.

Nowy dokument poznasz po nazwie na pasku tytułu: ma na końcu cyfrę, np. xKalkulator_Standard_MS1.

Na co dzień

1. Otwórz plik podwójnym kliknięciem — powstaje nowy dokument.
2. Przygotuj ofertę i zapisz ją przyciskiem Zapisz PDF. Chcesz do niej kiedyś wrócić — Zapisz ofertę zapisze bieżący dokument jako plik oferty (Zapisz ofertę i zacznij nową).
3. Zamknij dokument. Na pytanie o zapisanie zmian odpowiedz Nie zapisuj — PDF jest już zapisany, a szablon czeka czysty na następną ofertę.

Zmiany zrobione w nowym dokumencie nie trafiają same do szablonu. Jeśli uzupełnisz dane firmy, dopiszesz pozycje do cennika albo zmienisz wygląd oferty, a potem zamkniesz dokument bez zapisania go jako szablon — przy następnym otwarciu tych zmian nie będzie.

Kiedy trzeba zapisać szablon

Zawsze, gdy zmiana ma obowiązywać w każdej kolejnej ofercie:

• dane firmy, autor oferty i logo (Ustaw dane swojej firmy),
• ustawienia: VAT, numeracja, ważność, nazwa pliku, zaliczka, wygląd oferty, kolumny, stopka, uwagi,
• cenniki: nowe pozycje, zmienione ceny, nowe i usunięte listy,
• baza klientów: nowi klienci i zmiany ich danych.

Jak zapisać zmiany w szablonie — krok po kroku

1. Pierwszy raz? Zrób kopię zapasową pliku z zakupu (np. na pendrive albo do chmury), zanim go nadpiszesz.
2. Otwórz plik podwójnym kliknięciem i wprowadź zmiany: ustawienia, cenniki, baza klientów.
3. Jeśli w dokumencie jest jakaś oferta, kliknij Nowa. Szablon ma zaczynać się od pustej oferty — bez pozycji, nabywcy i numeru. Ustawienia, cenniki i baza klientów zostają.
4. Wybierz Plik Zapisz jako Przeglądaj.
5. W polu Zapisz jako typ wybierz Szablon programu Excel z obsługą makr (*.xltm). Uwaga: Excel sam przeskoczy wtedy do folderu „Niestandardowe szablony pakietu Office” — wróć do folderu, w którym trzymasz xKalkulator.
6. Kliknij na liście swój plik szablonu (nazwa wpisze się sama), potem Zapisz, a na pytanie o zastąpienie istniejącego pliku — Tak.
7. Zamknij dokument. Od następnego otwarcia każdy nowy dokument ma już Twoje zmiany.

Krótsza droga, gdy chcesz tylko coś poprawić w szablonie: kliknij plik prawym przyciskiem Otwórz (nie dwuklikiem). Excel otworzy wtedy sam szablon, a nie nowy dokument — wprowadź zmiany, zapisz zwykłym Ctrl+S i zamknij.

Po ponownym otwarciu nie ma moich zmian

Zostały w zamkniętym dokumencie, a nie w szablonie. Wprowadź je jeszcze raz i zapisz szablon według kroków powyżej.

Dalej

• Ustaw dane swojej firmy
• Poznaj Kalkulator