Zapisz ofertę i zacznij nową Standard · Excel

Arkusz trzyma jedną ofertę naraz. Gotową ofertę zachowujesz jako PDF (dla klienta) i — jeśli chcesz do niej wrócić — jako plik oferty. Potem zaczynasz następną.

Zapisz ofertę (plik oferty)

Przycisk Zapisz ofertę (na Kalkulatorze i obok dokumentu na zakładce Oferta) zapisuje bieżący dokument z ofertą pod nową nazwą jako plik .xlsm — do archiwum albo żeby wrócić do niej za tydzień i coś zmienić.

• Wymaga tego samego co PDF: pozycji, numeru i daty. Gdy czegoś brakuje, okno „Oferta niekompletna” powie czego, a przy braku numeru lub daty przeniesie Cię na zakładkę Oferta.
• Okno „Zapisz ofertę” podpowiada nazwę według ustawienia nazwy pliku. Gdy plik o tej nazwie już jest, arkusz zapyta, czy go zastąpić.
• Na koniec arkusz pokaże, gdzie zapisał ofertę („Zapisano ofertę: …”).
• Od tej chwili pracujesz w zapisanym pliku — nie powstaje druga kopia tej samej oferty, więc nie zapiszesz jej przez pomyłkę dwa razy.

Żeby wrócić do starej oferty, po prostu otwórz zapisany plik.

Nowa oferta

Przycisk Nowa zaczyna od czystej kartki: usuwa wszystkie pozycje, dane nabywcy, rabat całej oferty, numer i datę. Zostają: Ustawienia, cenniki, baza klientów i pola panelu. Po wyczyszczeniu wracasz na zakładkę Kalkulator, w widoku startowym.

To, co dokładnie się stanie, zależy od tego, czy bieżący dokument ma już swój plik na dysku:

• Świeży dokument z szablonu (nic jeszcze nie zapisywałeś) — arkusz czyści się w tym samym dokumencie, jak dotąd.
• Zapisana oferta (otworzyłeś plik z dysku albo właśnie użyłeś Zapisz ofertę) — arkusz otwiera nowy, jeszcze niezapisany dokument bez nazwy (np. „xKalkulator_Standard_MS1”) z czystą ofertą, a dotychczasowe okno zamyka się. Zapisany plik oferty zostaje na dysku bez zmian — nic w nim nie znika. Żeby do niego wrócić, po prostu otwórz go jeszcze raz.

Jeśli oferta ma niezapisane zmiany, arkusz zapyta („Niezapisane zmiany”):

• TAK — zapisz ofertę, potem zacznij nową,
• NIE — zacznij nową i porzuć zmiany,
• ANULUJ — wróć do oferty.

Gdy zmian nie ma (np. dopiero otworzyłeś zapisany plik), pytanie jest prostsze: „Zacząć nową ofertę?” — z ostrzeżeniem, że operacji nie da się cofnąć.

Na koniec arkusz komunikuje „Nowa oferta gotowa” i przypomina, że numer i datę nadasz przyciskiem Nadaj numer. Jeśli ustawienia różnią się od domyślnych, dopisuje też, które z nich przechodzą na nową ofertę (np. miejsce na podpis, ukryte kolumny, sprzedaż bez VAT, jedna stawka VAT na całą ofertę) — żeby jednorazowa zmiana nie obowiązywała potem po cichu zawsze.

Nowej oferty nie da się cofnąć.

Dobry nawyk

Po wysłaniu oferty: Zapisz PDF Zapisz ofertę Nowa. Masz wtedy dokument dla klienta, wersję do poprawek i czysty arkusz na następne zlecenie.

Możesz też po prostu zamknąć dokument bez zapisywania — następne otwarcie pliku i tak da czystą kartkę, bo plik jest szablonem (Plik to szablon).