Arkusz kalkulacyjny jest programem komputerowym, który przedstawia dane — głównie liczbowe. Dane te zademonstrowane są w postaci dwuwymiarowych tabel. Przy pomocy odpowiednich funkcji można dokonywać różnych na nich, nierzadko bardzo skomplikowanych obliczeń. Arkusz kalkulacyjny pozwala także na prezentację wprowadzonych liczb w postaci rozmaitych rodzajów wykresów. Od prostych wykresów liniowych, przez diagramy kołowe i słupkowe, po efektownie wyglądające wykresy bąbelkowe. Najważniejszymi możliwościami dostarczanymi użytkownikowi przez arkusze kalkulacyjne są:
- analiza danych,
- wykonywanie obliczeń,
- przygotowywanie ofert,
- prezentacja wyników,
- tworzenie wykresów.
Potocznie arkuszem kalkulacyjnym nazywa się także dokument generowany przez tego typu programy.
Do czego służy arkusz kalkulacyjny?
Najważniejszymi i najczęściej wykorzystywanymi narzędziami, jakich dostarcza arkusz kalkulacyjny, są oczywiście rozmaite funkcje — nie tylko matematyczne, ale również statystyczne, finansowe, daty i czasu, czy bazodanowe. Za ich pomocą wprowadzone do programu dane są przetwarzane automatycznie oraz mogą posłużyć do tworzenia symulacji. Wyższość arkuszy kalkulacyjnych nad innymi typami programów polega też w dużej mierze na możliwości wykonania bardzo dużej ilości obliczeń przy wielu danych, bez konieczności ręcznego potwierdzenia każdego pojedynczego działania. Wykonywanie obliczeń w taki zautomatyzowany sposób pozwala znacznie skrócić czas pracy i wymaga od pracownika bez porównania mniejszego wysiłku. Ponadto, jak już wspomniano, arkusze kalkulacyjne umożliwiają zilustrowanie danych oraz wyników obliczeń w czytelny i atrakcyjny dla odbiorcy sposób, jakim są różnego rodzaju wykresy i diagramy. Z tego powodu są one bardzo często wykorzystywane w różnego rodzaju prezentacjach planowanych projektów, gdzie wykorzystuje się je do przedstawienia otrzymanych lub przewidywanych przyszłych wyników. Zarówno wykresy, jak i tabele przestawne (o których będzie mowa w dalszej części artykułu) pozwalają łatwiej dostrzec wzajemne zależności i tendencje, a dzięki temu trafniej określić skuteczność danych działań lub narzędzi.
Najważniejsze narzędzia dostarczane przez arkusze kalkulacyjne
Pojedynczy dokument generowany przez arkusz kalkulacyjny składa się z komórek — niewielkich prostokątnych obszarów, do których wprowadzane są dane, ułożonych w kolumny i wiersze. Do tychże komórek użytkownik może wpisać dane, którymi mogą być teksty, liczby, a także formuły obliczeniowe. Formuły są wzorami, umożliwiającymi obliczenie danej wartości na podstawie zawartości komórek. Może ona zawierać w swojej treści adresy tych komórek, symbole matematyczne oraz bardziej zaawansowane działania jak funkcje. Funkcja w arkuszu kalkulacyjnym to z kolei specjalnie zaprojektowany przez twórców programu algorytm, który pozwala na obliczenie bądź wyszukanie określonych wartości (np. minimum, maksimum, mediana). Oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego pozwala przedstawić następnie zgromadzone dane lub wyniki obliczeń za pomocą wykresów. Zaawansowane programy typu arkusz kalkulacyjny są w stanie wygenerować bardzo wiele różnych rodzajów wykresów, które używane być mogą w celach statystycznych, optymalizacji danego procesu bądź wizualizacji planowanych do wdrożenia zmian w organizacji, bądź urządzeniu. Najczęściej spotykanymi typami wykresów są:
- wykresy liniowe,
- wykresy kolumnowe,
- wykresy kołowe,
- wykresy słupkowe,
- wykresy warstwowe,
- wykresy punktowe,
- wykresy złożone,
- wykresy rozrzutu,
- wykresy bąbelkowe,
- wykresy ćwiartkowe,
- wykresy zegarowe,
- wykresy Pareto,
- wykresy kaskadowe,
- wykresy radarowe,
- wykresy biegunowe
Tak duży wybór narzędzi z tej kategorii pozwala na możliwie najbardziej czytelne obrazowanie wielu różnych typów danych. Innym sposobem na klarowną wizualizację liczb w arkuszu kalkulacyjnym są tabele przestawne — narzędzie analityczne, w którym, jak wskazuje na to nazwa, można swobodnie przestawać znajdujące się w nich informacje. Dzięki zastosowaniu tabeli przestawnej możliwe jest dowolne przekonstruowanie wierszy i kolumn, tak aby otrzymana w ten sposób forma tabeli była bardziej przejrzysta lub wyraźniej wskazywała na konkretne dane, które użytkownik pragnie podkreślić. Znajomość obsługi tej funkcji arkuszy kalkulacyjnych jest nieodzowna podczas tworzenia podsumowań oraz raportów.
Zastosowania arkusza kalkulacyjnego w różnych branżach
Pierwszym skojarzeniem z wykorzystywaniem w celach zarobkowych arkuszy kalkulacyjnych są oczywiście różnego rodzaju prace biurowe. Za jego pomocą tworzone są listy pracowników, raporty sprzedaży oraz wyliczane wynagrodzenia da pracowników. Programy tego typu znajdują również szerokie zastosowanie w księgowości, dzięki zaawansowanym funkcjom wyliczeń finansowych. Wykresy i tabele przestawne dostępne w arkuszach pomagają także w wizualizacji gromadzących się odsetek podczas sprzedaży produktów finansowych, zarówno w bankowości, przez towarzystwa ubezpieczeniowe, jak i w branży inwestycyjnej. Ponadto arkusze kalkulacyjne służą także do gromadzenia i przetwarzania informacji potrzebnych do optymalizacji procesów i maszyn stosowanych w przemyśle. Nieodłączne zastosowanie arkuszy to także tworzenie różnego rodzaju wzorów i szablonów ofert handlowych.
Najczęściej wykorzystywane arkusze kalkulacyjne
Oczywiście najpopularniejszym i najszerzej wykorzystywanym przez firmy i placówki edukacyjne arkuszem kalkulacyjnym jest program Excel, będący częścią pakietu Microsoft Office. Oferuje on bardzo rozbudowany wachlarz narzędzi i jest stale aktualizowany i ulepszany, dzięki czemu zapewnia bardzo wysoką funkcjonalność dla wielu branż, jak i użytkownikom prywatnym. Ponieważ jest narzędziem płatnym, jako alternatywa dla Excela często używany jest również arkusz kalkulacyjny pakietu Libre Office - Calc. Program ten do złudzenia przypomina produkt z pakietu Microsoft Office, brakuje mu jednak niektórych bardziej zaawansowanych funkcjonalności, przez co chętniej wykorzystywany jest do celów osobistych oraz przez uczniów i studentów.